一、0A辦公自動化系統(tǒng)的主要作用

(一)功能特點。電力企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)是聯(lián)接不同單位或單位之間各個部門業(yè)務(wù)信息收集處理和交流共享的綜合性人機(jī)信息系統(tǒng)。辦公室內(nèi)的專項、綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策水平的提升有助于整個電力企業(yè)系統(tǒng)的資源共享。只有不斷的加強(qiáng)單位辦公和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間，相關(guān)單位、單位各部門、各工作人員之間的協(xié)同，才能使得日常辦公趨于安全可靠，建設(shè)起規(guī)范、高效、科學(xué)的辦公體系。0A作為一個企業(yè)在生產(chǎn)控制之外的信息處理和管理的集合，它面向不同層次的使用者有著不同的功能表現(xiàn)：對于電力企業(yè)高層的領(lǐng)導(dǎo)來說，0A作為決策支持系統(tǒng)的應(yīng)用，主要是運(yùn)用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，將企業(yè)內(nèi)外部的信息進(jìn)行結(jié)合，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確和詳細(xì)的參考和決策依據(jù)。對于中層管理者來說，0A作為信息管理系統(tǒng)可以利用業(yè)務(wù)工作過程中各個環(huán)節(jié)提供的數(shù)據(jù)，提煉出有效的管理信息，推進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，也可以通過對信息的綜合分析和評判有效的降低經(jīng)營風(fēng)險。對于普通的員工來說，0A作為事務(wù)、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，可以為辦公人員提供優(yōu)質(zhì)的辦公設(shè)備和環(huán)境，推進(jìn)電力企業(yè)更加高效準(zhǔn)確的進(jìn)行工作。

(二)0A辦公系統(tǒng)在電力企業(yè)中的應(yīng)用。0A辦公室系統(tǒng)是在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的應(yīng)用，在辦公的過程中建立起良好的基礎(chǔ)設(shè)施，從業(yè)務(wù)管理、事物查詢、文檔管理、財務(wù)管理、傳真管理、Internet應(yīng)用等各個方面都不斷的完善，涵蓋著管理和業(yè)務(wù)的絕大多數(shù)環(huán)節(jié)，在企業(yè)的管理中廣泛進(jìn)行應(yīng)用，力求取得企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會效益的最優(yōu)化。目前，0A辦公自動化系統(tǒng)從應(yīng)用類型上分為以下幾種類型:一方面，包括個人通信的應(yīng)用。電力行業(yè)的傳統(tǒng)通信方式大多是以電話、傳真等為主，這些基礎(chǔ)的通信方式在費(fèi)用和管理方面都存在著諸多的問題。現(xiàn)在，電子郵件的應(yīng)用對于辦公過程中收發(fā)郵件、信息傳遞都有著很好的存儲功能，方便了辦公的同時也節(jié)約了許多費(fèi)用，對辦公過程中的業(yè)務(wù)監(jiān)督和管理水平都有著很好的提升。另一方面，包括信息共享的應(yīng)用。0A辦公自動化系統(tǒng)在電力企業(yè)用于收集、整理、發(fā)布和進(jìn)行信息的檢索時，可以向不同權(quán)限的人根據(jù)不同的情況進(jìn)行信息的傳遞。Web站點的建立就為電力企業(yè)構(gòu)造起了一個可以讓外界對本企業(yè)進(jìn)行了解的窗口，為電力企業(yè)的網(wǎng)上競價贏得了商機(jī)，為實現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)管理打下了堅實的基礎(chǔ)。

二、0A辦公系統(tǒng)在管理中的價值體現(xiàn)

(一)提高工作效率、改進(jìn)工作效果。

(1)信息傳遞快速，節(jié)約工作時間，方便、快捷。只要您是在同一個集團(tuán)內(nèi)，無論您是在總部還是在二級單位，不管是不是在同一個辦公室，都可以通過OA辦公系統(tǒng)來進(jìn)行交流和問題的傳遞，都可以按照既定的流程實現(xiàn)部門之間的協(xié)同辦公，真正實現(xiàn)部門之間的有機(jī)結(jié)合，提高工作效率。

(2)隨時隨地辦公，還可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動辦公。只要您的身邊有網(wǎng)絡(luò)，都可以通過網(wǎng)路登陸辦公系統(tǒng)，隨時解決工作問題，掌握工作的進(jìn)展情況，還可以及時處理工作中出現(xiàn)的問題，以免因出差在外耽誤工作進(jìn)展。

(3)統(tǒng)籌安排工作，提高工作效率。作為管理員，不會整天坐在辦公室等著下屬來簽字請示，自己還有很多事情要考慮和處理，通過OA就可以節(jié)省很多時間，比如下屬的出差費(fèi)用的報銷等等問題，都可以通過辦公系統(tǒng)實現(xiàn)，不用再來回跑辦公室。領(lǐng)導(dǎo)就會有更多的時間來安排工作，考慮公司的發(fā)展等重要的事情，不必每天為一些日常工作打擾。

(二)隨時掌握工作進(jìn)度，管理規(guī)范。

(1)通過辦公系統(tǒng)，可以隨時查看工作的進(jìn)展情況，可以看到工作進(jìn)行到哪一個步驟，目前是在哪一個部門停留沒有進(jìn)展等，這樣一來就掌握了各個部門的工作效率，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，減少差錯。

(2)建立工作流程后，給企業(yè)帶來最大的效益就是實現(xiàn)了高效的協(xié)同辦公，不會再出現(xiàn)各個部門之間相互推諉扯皮的現(xiàn)象，同時還可以按照職能分類管理不同等級的資料。

(3)對OA的使用者，系統(tǒng)還會設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限，以免保密性信息的流傳，實現(xiàn)不同的工作人員有不同的訪問和操作權(quán)限，使該傳達(dá)的文件快速傳遞到有權(quán)知道的人中，實現(xiàn)資料的共享，發(fā)揮效益。

(三)減少開支降低成本。

(1)實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)化后，就可以節(jié)省報銷單據(jù)等的紙張，真正實現(xiàn)無紙化辦公。相關(guān)的資料可以按照既定的流程直接傳遞給所需要的人，不在需要打印出后，再送到指定的人手中，既節(jié)約了辦公開支，還節(jié)省了時間，減少了工作失誤率，提高效率。

(2)工作會按照既定的流程，自動推送到下一個部門，減少了部門之間因業(yè)務(wù)需要的電話聯(lián)系非要，節(jié)省了話費(fèi)開支。還可以通過郵件發(fā)送資料到客戶的傳真機(jī)上，降低傳真費(fèi)用。

三、結(jié)語

目前只有計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，僅僅只用來打字、文件處理、信息共享和上網(wǎng)不是實現(xiàn)了信息化，OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展到一定階段，使用信息化來處理事情的一個手段。當(dāng)然，這種信息化的變革，很多企業(yè)都會不適應(yīng)，而且前期推動時要全面梳理企業(yè)的管理制度和工作流程，同時，還需要每個部門、每個人都配合協(xié)調(diào)工作。上到領(lǐng)導(dǎo)者，下到員工都是辦公自動化的具體運(yùn)用和操作者，領(lǐng)導(dǎo)者還是系統(tǒng)的推動者，一旦實行辦公自動化，會給企業(yè)帶來很大的便利，就像是管理的一個抓手，能快速提高工作效率?，F(xiàn)在很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)知到了這點，都在更新知識，樹立觀念，大力的推動OA辦公系統(tǒng)的實施。

本文作者:郭倩 米鵬 工作單位:山西省電力公司古縣供電公司