現(xiàn)在，走完流程耗時是原來的1/10；每月完成的采購審批提升至40多項；累計已有139項采購項目在平臺上運(yùn)轉(zhuǎn)，已辦結(jié)49項。

以往，走完采購方案審批和采購結(jié)果審批需20多天，每月完成采購審批（不含物資采購）不足20項。

“集采購需求、采購方案、采購報告、評標(biāo)、資格預(yù)審、專家抽取于一體，各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)環(huán)環(huán)相扣，自動流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)全閉環(huán)管理。”近日，廣東電網(wǎng)公司珠海供電局采購管理平臺正式上線運(yùn)行。珠海供電局通過這個平臺實現(xiàn)采購管理手段的一次探索與創(chuàng)新，亦給管理理念與模式帶來重要轉(zhuǎn)變。“更規(guī)范、更高效、更嚴(yán)謹(jǐn)、更可控”該局物流服務(wù)中心主任游雪峰用4個“更”概括了這種變化。

那么，物流管理平臺建設(shè)的初衷是什么？在實際應(yīng)用中，平臺又為采購規(guī)范化管理帶來怎樣的幫助？

缺管控：采購流程問題多

9月17日17時30分，珠海供電局物流服務(wù)中心采購合同分部主管黎衛(wèi)劍坐在電腦前盯著屏幕上的采購方案。“以前他們常常深陷在一大摞紙質(zhì)方案中逐行逐句審閱，現(xiàn)在只要登入系統(tǒng)，方案中的關(guān)鍵參數(shù)和詳細(xì)附件便可一目了然。”游雪峰說，采購管理平臺的建設(shè)是源于廣東電網(wǎng)公司對采購的規(guī)范化管理要求。

2013年10月，廣東電網(wǎng)公司發(fā)布了《廣東電網(wǎng)公司招標(biāo)管理細(xì)則》和《廣東電網(wǎng)公司非招標(biāo)采購方式管理細(xì)則》，要求包括貨物、施工、服務(wù)在內(nèi)的采購都必須按規(guī)定開展工作，并由物流服務(wù)中心負(fù)責(zé)歸口管理。按照要求，珠海供電局建立了相應(yīng)的架構(gòu)對采購進(jìn)行管理。但該局很快發(fā)現(xiàn)，由于各類采購業(yè)務(wù)的品類多、數(shù)量大，原有的采購管理方式存在不少問題。

“沒有統(tǒng)一的采購管理平臺，采購流程、送審方式無法實現(xiàn)規(guī)范性管控；多數(shù)環(huán)節(jié)采用紙質(zhì)方式審批，且沒有自動催辦或待辦提醒，導(dǎo)致審批效率低下，也容易存在人為疏漏；采購過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行數(shù)字化，無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計、快速查詢與有效分析；評標(biāo)專家由人工抽取通知，不僅耗費(fèi)時間也存在了人為干預(yù)的可能。”游雪峰說，“因此，建立一個將招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購管理納入其中，通過固化流程，規(guī)范管理，使采購業(yè)務(wù)鏈實現(xiàn)全閉環(huán)管理的平臺顯得很迫切。”

今年6月，珠海供電局啟動了平臺的建設(shè)，一方面對采購流程的關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行梳理，形成一套采購過程的規(guī)范和要求，使之更符合規(guī)定；另一方面則是在界面設(shè)計上突破關(guān)鍵數(shù)據(jù)提煉的難題，使采購方案中的關(guān)鍵要素清晰呈現(xiàn)，專業(yè)把關(guān)人員和各部門審批人員從界面上便捷地“各取所需”。

建平臺：流程耗時減九成

根據(jù)物資、工程、大改技修等不同的采購類別，由不同承辦部門起單，先經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，再層層往上流轉(zhuǎn)到相關(guān)部門進(jìn)行審批，最后流轉(zhuǎn)到物流服務(wù)中心，由招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行把關(guān)，整個流程都在平臺上進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。

據(jù)了解，以往采購是按各部門自行理解去執(zhí)行，在采購方案、招投標(biāo)規(guī)則、評分規(guī)則、審批流轉(zhuǎn)方式上缺乏統(tǒng)一規(guī)定。這導(dǎo)致采購方案和采購結(jié)果常常因紕漏較多或不符合規(guī)定需要反復(fù)修改，紙質(zhì)審批又要求人員來回跑進(jìn)行傳遞。

修改多、耗時長、效率低，尤其是一些較偏遠(yuǎn)的區(qū)局，紙質(zhì)審批單每次修改需要2至3個工作日，往往走完采購方案審批和采購結(jié)果審批就得20多天，而且流轉(zhuǎn)過程中難免會出現(xiàn)審批單遺失的情況。

隨著采購管理平臺的上線，這些問題都迎刃而解。通過對采購方案、采購報告等過程文件進(jìn)行規(guī)范化梳理，提供標(biāo)準(zhǔn)版本，減少了撰寫過程中的錯誤和不合格；而以統(tǒng)一平臺取代紙質(zhì)呈批，則使起單的需求部門和審批的業(yè)務(wù)部門能實現(xiàn)即時互動。比如說，方案里有錯誤需要修改，需求部門立馬能處理。這樣一來，走完流程的耗時就只是原來的十分之一。在采購方案和結(jié)果沒有錯誤的情況下，現(xiàn)在走完兩個流程僅需2到3個工作日，最快一天就能完成。

“而且整個流程均實現(xiàn)可視化，對審批單進(jìn)行待辦任務(wù)提醒，同時提供短信接口支持，具備短信催辦功能，可有效減少審批單據(jù)的滯留時間。”黎衛(wèi)劍說，“審批進(jìn)行到哪個環(huán)節(jié)，在哪個部門耗時多久一目了然。”據(jù)物流服務(wù)中心統(tǒng)計的數(shù)據(jù)顯示，該平臺全面應(yīng)用后，每月完成的采購審批（不含物資采購）從原來的不足20項提升至40多項。由此不難看出，這種數(shù)字化、可視化的采購流程，在減少耗時的同時，也倒逼各個業(yè)務(wù)部門不斷提升自身的工作效率。

延功能：隨機(jī)挑選專家保公正

值得一提的是，在實現(xiàn)采購規(guī)范、省時、高效流轉(zhuǎn)的同時，采購管理平臺在提升該局專家?guī)旃芾砗土ㄔO(shè)上也有著積極影響。

據(jù)該中心工作人員介紹，以往采購進(jìn)入評標(biāo)階段，需要從專家?guī)熘腥斯こ檫x參評專家并打電話聯(lián)系確認(rèn)。這種操作方式耗費(fèi)人力時間，而且對評標(biāo)專家的保密性和公正性有一定影響?，F(xiàn)在，系統(tǒng)可隨機(jī)抽取專家，并由后臺通過語音通知的方式直接聯(lián)系到各個專家。接到通知的專家通過按鍵確認(rèn)參加與否。同時，借助系統(tǒng)自動統(tǒng)計功能對專家進(jìn)行考勤和年審管理。

“此外，由于將所有采購材料進(jìn)行電子化處理并完整地保留了操作痕跡，即便是采購項目已經(jīng)完結(jié)，也可隨時通過搜索功能調(diào)出來進(jìn)行審閱。”黎衛(wèi)劍表示，“既減少監(jiān)審人員抽查資料時的麻煩和資料遺失的幾率，也通過‘以監(jiān)促廉’避免采購流程中的貓膩。”

目前，累計已有139項采購項目在平臺上運(yùn)轉(zhuǎn)，其中已經(jīng)辦結(jié)了49項。據(jù)了解，該平臺運(yùn)行1個多月，已全面承接了珠海供電局所有的采購項目。

下一步，平臺的統(tǒng)計分析功能將成為“重頭戲”。借助統(tǒng)計分析功能，可對采購的頻次、采購平均金額、各類采購方式在采購中的比例等關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行月度或季度的搜集統(tǒng)計。而透過數(shù)據(jù)，可及時捕捉到各部門采購是否存在異常，更有效地指導(dǎo)采購工作的規(guī)范化開展。

（邱曉丹）